A obrigação de emissão de faturas eletrónicas tem por base a Diretiva da Comissão Europeia 2014/55, publicada a 16 de abril de 2014, que visa estabelecer um standard europeu para a faturação eletrónica que garanta a interoperabilidade entre os diferentes Estados membros.

Em Portugal, o governo antecipou esta diretiva, atualizando o Código dos Contratos Públicos atualizações do Código dos Contratos Públicos, por via do Decreto-lei n? 111-B/2017 e do Decreto-Lei n. 2 123/2018, que obriga os organismos envolvidos em compras públicas (entidades da Administração Pública e os seus fornecedores), a enviar as faturas em formato eletrónico. Os prazos para a obrigatoriedade da Administração Pública receber já estão vencidos e os prazos obrigatoriedade de emissão por parte dos fornecedores foram alterados e consoante a dimensão da empresa podem chegar a 31 de Dezembro de 2021.

A faturação eletrónica surge, assim, como uma obrigação legal no fornecimento de bens e serviços às entidades públicas europeias. Porém, além de um requisito, é também uma oportunidade de agilizar a faturação e reduzir custos inerentes a este processo. A tendência é incontornável, mesmo antes da imposição legal: em 2016, foram processadas 1035 milhões de faturas eletrónicas Business-to-Business e Business-to-Government, de acordo com a European E-Invoicing Service Providers Association.

A legislação só impacta entidades públicas?

Não. A legislação estabelece regras que se aplicam à faturação no âmbito da contratação pública e por isso também impactam os fornecedores privados.

Note-se que a norma foi criada de forma a também ter aplicabilidade no setor privado, embora a obrigação só abranja as entidades públicas e os fornecedores privados que trabalham com as mesmas.

Quais os prazos estabelecidos para a fatura eletrónica entrar em vigor na Administração Pública?

Obrigatoriedade de receber e a processar faturas eletrónicas

18 de Abril de 2019 - Estado (administração direta e órgãos de soberania) e Institutos Públicos
18 de abril de 2020 – Restantes organismos públicos (Regiões Autónomas; autarquias locais; entidades administrativas independentes; Banco de Portugal; fundações públicas; associações públicas; e outras entidades abrangidas)

Obrigatoriedade de emitir faturas eletrónicas:

A legislação sobre a obrigatoriedade de faturação eletrónica à administração pública apontava o dia 18 de abril de 2020 como a data a partir da qual as grandes empresas, privadas e públicas, seriam obrigadas a faturar eletronicamente todas as entidades e organizações na esfera do Estado, mas o Decreto-Lei n.º 14-A/2020, publicado no passado dia 7 de abril, vem alargar esse prazo.

31 de dezembro de 2020, as grandes empresas fornecedoras da Administração Pública podem continuar a utilizar mecanismos de faturação diferentes dos estabelecidos no artigo 299.º B do Código dos Contratos Públicos.
Para as pequenas e médias empresas (PME) o prazo é alargado até 30 de junho de 2021 (em vez de 31 de dezembro de 2020, como inicialmente estabelecido) e para as microempresas e entidades públicas enquanto cocontratantes o prazo é alargado até 31 de dezembro de 2021 (em vez de 31 de dezembro de 2020, como inicialmente estabelecido).

Quais as empresas abrangidas pelas novas regras?

A obrigação de fatura eletrónica abrange todas as empresas que celebrem contratos públicos, bem como todas as autoridades e entidades públicas, independentemente de serem emissoras ou recetoras da faturação. Isto porque os sistemas eletrónicos respetivos devem estar prontos a exportar ou importar este tipo de documentos.

A única exceção a esta regra são os “contratos declarados secretos ou acompanhados de medidas especiais de segurança”.

As entidades da Administração Pública já estão preparadas para receber faturas eletrónicas?

Nem todas as entidades estão preparadas. Para as entidades da Administração Pública, estar preparado significa ter um sistema de faturação integrado com o sistema de gestão e publicar um guia de implementação, que é o documento que estipula o formato das faturas que pretendem receber e a localização onde pretendem recebê-las.

Embora um número de entidades já tenha todo o sistema preparado e as informações relevantes partilhadas, isto não se aplica à sua totalidade. Assim, caso lhe peçam a fatura eletrónica, deverá em primeiro lugar perguntar como desejam recebê-la:

Por email com um PDF assinado? E qual o email?

Nesta opção, deverá ter o consentimento escrito da entidade para o envio de fatura por email ser considerado válido.

Por EDI?

Nesta opção, pergunte se têm um documento/guia que descreva o ficheiro que querem receber e, se possível, um exemplo. Pergunte ainda para onde deve enviar o ficheiro da fatura. Deverá depois partilhar toda essa informação com o seu parceiro de faturação eletrónica (e.g. VORTAL).

Fatura Eletrónica

Em que consiste exatamente uma fatura eletrónica?

De acordo com o estabelecido pela UE na diretiva 2014/55/EU, a fatura eletrónica é “uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico.”

A Fatura Eletrónica é a versão digital das faturas tradicionais, ou seja, um documento que pode ser gerado, emitido e arquivado através de meios eletrónicos. Para além disso, tem o mesmo valor legal e acrescenta novas condições de segurança.

Ainda em termos da legislação europeia, o envio por email de uma fatura em PDF para o cliente não é considerado uma fatura eletrónica. Isto visto que a faturação eletrónica exige que os dados sejam criados com uma estrutura pré-determinada (modelo standard europeu) e enviados diretamente do sistema do vendedor para o do comprador. Desta forma, pretende-se que a entidade pública possa importar automaticamente a fatura para o seu sistema, sem qualquer intervenção manual.

Assim, uma apresentação visual da fatura (em imagem digital ou PDF, por exemplo) pode ser criada para facilitar a interpretação do utilizador, mas é apenas um complemento à transmissão eletrónica dos dados de faturação.

O que NÃO é uma fatura eletrónica?

Faturas que não sigam o modelo standard de fatura aprovado pela Comissão Europeia, independentemente da forma como são enviadas para o cliente;
Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word, em HTLM, numa página web ou num e-mail (por não-estruturadas entende-se que não cumprem o modelo standard europeu)
Imagens de faturas em formato .jpg, .tijff ou outros
Faturas em papel digitalizadas.

Uma fatura em PDF é considerada uma fatura eletrónica?

Não. O envio do PDF, por si só, não é suficiente, sendo necessário o envio de dados estruturados (Em Portugal o formato escolhido é o UBL2.1)

O modelo de fatura eletrónica é flexível?

Sim, dentro de certos limites. Para abarcar as diversas situações existentes na contratação pública europeia, a diretiva prevê uma componente base (CORE) comum a todos os casos e duas variações possíveis.

CORE: informação standard obrigatória em todas as faturas eletrónicas europeias;
CIUS (Core Invoice Usage Specification): versão restrita do modelo standard, em que os campos abertos disponibilizados no CORE são fechados/limitados a algumas opções. Enquadra-se aqui, por exemplo, limitar as formas de pagamento a uma opção específica.
Extensões: acrescento de novos elementos não previstos no modelo standard, resultado de um acordo bilateral entre fornecedor e cliente. Apesar de possíveis, as extensões não estão em conformidade com a norma europeia e, por isso, é recomendado que as entidades públicas estejam aptas a receber sempre o modelo standard.

Que elementos devem constar numa fatura eletrónica?

O Decreto-Lei nº 111-B/2017 indica que o modelo de fatura eletrónica deve ser o estabelecido pela diretiva europeia (modelo standard). Este modelo inclui a semântica de dados a adotar (informação contida na fatura) e a lista de sintaxes (formato ou linguagem utilizado na transmissão da fatura). Tem ainda em conta elementos comuns e aspetos legais que refletem exigências específicas a nível nacional, local ou setorial (por exemplo, o IVA).

Na fatura eletrónica devem constar os seguintes elementos, sempre que aplicável:

Identificadores do processo e da fatura;
Período de faturação;
Informações sobre o cocontratante;
Informações sobre o contraente público;
Informações sobre a entidade beneficiária, se distinta da anterior;
Informações sobre o representante fiscal do cocontratante;
Referência do contrato;
Condições de entrega;
Instruções de pagamento;
Informações sobre ajustamentos e encargos;
Informações sobre as rubricas da fatura;
Totais da fatura.

É essencial para a minha Empresa saber todas as especificações da diretiva sobre a fatura eletrónica?

Não, desde que o seu software de faturação esteja preparado para responder às exigências da diretiva, gerando e transmitindo a fatura no formato requerido.

Quais as diferentes formas de enviar uma Fatura Eletrónica?

Tem disponíveis 2 formas de envio de Fatura Eletrónica, através:

do portal VORTAL (apenas necessita de acesso Internet)
de uma solução integrada de sistemas (requer configuração e potencialmente adaptações o sistema de faturação)

O que é necessário para enviar uma Fatura eletrónica através da solução da VORTAL?

Será apenas necessário ter acesso à Internet e um registo ativo no portal que a VORTAL disponibiliza.

Caso ainda não tenha acesso e pretenda registar-se, fale connosco aqui.

Será necessário instalar algum programa específico, ou fazer alguma adaptação ao meu sistema contabilístico, para enviar uma Fatura Eletrónica?

Não. Será apenas necessário ter acesso à Internet e um registo ativo no portal que a VORTAL disponibiliza.

Caso ainda não tenha acesso e pretenda registar-se, fale connosco aqui.

É necessário anexar algum documento para enviar uma Fatura Eletrónica via Portal?

Sim, terá sempre de anexar o PDF da sua fatura original, que gerou no seu software de faturação, certificado pela Autoridade Tributária.

Será necessário consumir selos temporais para enviar uma Fatura Eletrónica?

Não. Para enviar qualquer documento financeiro via Portal, apenas necessita de ter acesso à Internet.

Não será necessário adquirir um certificado digital para assinar as Faturas Eletrónicas?

Não. O Portal valida se os documentos já estão assinados digitalmente. Caso não estejam, o sistema assina com o certificado digital da plataforma.

Em que formatos posso enviar faturas?

UBL2.1 é o formato previsto na lei. No envio da fatura, neste formato, é também necessário enviar em PDF o documento original. Este PDF segue como anexo e todos os ficheiros são assinados com certificado digital da plataforma da VORTAL em representação do cliente.

Os documentos financeiros enviados através do Portal ficam guardados?

Sim. Todas os documentos financeiros (Faturas, Notas de Débito e Notas de Crédito) enviados através do Portal ficarão guardados, e arquivados, para consulta pelo prazo previsto na lei.

Como posso aceder ao histórico de documentos enviados via Portal?

Para aceder ao histórico, basta entrar no Portal e pesquisar pelos mesmos no Menu dos Documentos Enviados.

E se no futuro passar a ter uma solução de faturação integrada, perde-se o acesso ao histórico dos documentos já enviados via Portal?

Não. Poderá continuar a consultar o arquivo digital do Portal, onde se encontram todos os documentos que enviou, durante o período exigido por lei.

De que forma receberão os meus clientes os documentos enviados através do Portal?

Os seus clientes irão receber os seus documentos no sistema contabilístico, no caso de terem uma solução integrada.
No caso de não terem uma solução integrada, receberão o seu documento através do email.

É possível cancelar uma fatura já enviada através do Portal?

Não é possível cancelar uma fatura já submetida, terá de ser emitida uma nota de crédito.

Qual o significado de EDI?

EDI (Electronic Data Interchange) ou a transferência eletrónica de dados, é um sistema de comunicação que permite transacionar qualquer tipo de documento eletrónico (encomendas, faturas, guias de remessa, notas de crédito/débito, inventários, preços, catálogos, informação logística, etc.), de forma transparente e num formato standard, entre os sistemas internos de gestão dos diferentes parceiros envolvidos numa relação comercial.

O ERP do emissor deve gerar uma estrutura de dados que contenha todas as informações necessárias para emitir o documento EDI que será enviado.

Qual o significado de ERP?

ERP (Sistemas Integrados de Gestão Empresarial) é um sistema de informação integrado que permite o acesso direto a um fluxo de informação, relativo a todos os aspetos do negócio de uma organização. Numa plataforma única, gere e agrega os dados e processos de uma empresa, facilitando o planeamento dos recursos da mesma.

O que é um ficheiro SAF-T?

Sigla de Standard Audit File for Tax é um documento digital, em formato XML, que reúne a informação fiscal e contabilística de uma empresa, referente a um período específico. Todas as entidades que exerçam atividade são obrigadas a comunicar os documentos de faturação e guias de transporte à Autoridade Tributária (AT). Uma das formas é através do envio do ficheiro SAF-T à AT todos os meses.

Em caso de dúvida, existe alguma linha de suporte?

Sim. Temos disponível uma equipa especializada em Fatura Eletrónica para prestar todos os esclarecimentos.

Pode ligar para o nº 707 202 712, ou escrever-nos através do email info@vortal.biz.

Quais as vantagens da fatura eletrónica?

Além de garantir o cumprimento da legislação, implementar a fatura eletrónica na sua empresa permite simplificar, controlar e diminuir a burocracia, aumento o controlo de todos os processos. Além disto, permite reduzir custos e recursos utilizados.

Poupança: redução de custos no processamento, envio e arquivo de faturas.
É possível reduzir estes custos até 90% com um custo médio por fatura eletrónica de 0,80€ versus custo médio de fatura em papel de 6,60€.
Eficiência: reduz o esforço em 25-40% e o tempo de processamento de faturas em 65%.
Produtividade: elimina tarefas de baixo valor com a simplificação e automatização de processos.
Controlo: maior controlo de processos, faturas enviadas e maior capacidade de arquivo.
Segurança: garantia de custódia e arquivo digital das faturas pelo período de 10 anos.
Personalização: parametrização das faturas de acordo com a sua imagem e necessidades.
Simplicidade: facilidade de acesso via browser com total controlo sobre o estado da fatura enviada.
Melhoria na relação: entre cliente e fornecedores.
Condições para um pagamento mais célere: o envio da fatura é eletrónico e o tratamento de dados é automático por parte do cliente.